Termine online buchen und verwalten mit Terminapp

TerminApp verspricht Erleichterung für Selbständige und Unternehmen

Terminvereinbarungen sind ein wichtiger und doch meist zeitraubender Bestandteil der Dienstleitungsbrache. Telefongespräche unterbrechen die Tätigkeit und digitale Terminanfragen müssen beantwortet werden. Oft bleiben Leerzeiten ungenutzt oder es werden Termine nicht oder sogar doppelt vergeben.
TerminApp hat es sich zum Ziel gesetzt, die Verwaltung der Buchungen als auch aller zugehörigen Faktoren zu erleichtern und weit möglichst zu automatisieren.
Neben einer kostenlosen App, die sich die Kunden sowohl für Android, das iPhone als auch das Windows Phone herunterladen können, gibt es auch die Möglichkeit, Termine online zu buchen.

Rund um die Uhr in Echtzeit

Termine per app buchenKunden haben rund um die Uhr, sieben Tage die Woche online oder über die App direkt von zu Hause oder unterwegs Zugriff auf die Funktionen. Verschiedene Dienstleistungen und der passende Mitarbeiter werden ausgewählt und direkt gebucht. Auch ist es möglich, den Preis der Dienstleistung anzugeben, damit dieser schon während des Buchungsprozesses angezeigt wird. Aufgrund dieses Prozess es ist es nicht weiter nötig, Buchungsanfragen zu überprüfen, in den Kalender zu übertragen und Buchungsbestätigungen zu verschicken.

Handelt es sich bei der Buchung nicht um einen Einzel- sondern zum Beispiel um eine regelmäßige Behandlung, so müssen nicht alle Termine separat angelegt werden. Über die Serienterminfunktion wird ein Rhythmus festgelegt und die zukünftigen Termine automatisch eingetragen.

Sollte ein Kunde einen Termin einmal nicht wahrnehmen können, ist es möglich, diesen über TerminApp auch abzusagen. Dieser Termin ist dann direkt wieder frei und kann erneut gebucht werden.

Individueller Erstellung der auswählbaren Dienstleistungen

Dienstleistungen online planenDer persönliche Bereich von TerminApp ist für Anbieter von Dienstleistungen über jeden Computer mit Internetverbindung zugänglich. Hier werden die Öffnungszeiten angegeben und angebotene Dienstleistungen angelegt. Neben der Art und der Dauer können hier auch schon alle dafür verfügbaren Mitarbeiter verknüpft werden. Wählt ein Kunde eine Dienstleistung, weiß das System, wie lange dieser Termin dauert und schlägt einen passenden und freien Zeitpunkt vor. Um den Kunden die Auswahl des passenden Termins zu erleichtern und um den Überblick über die Dienstleistungen zu verbessern, können diese in Kategorien unterteilt werden.

Kein separater Terminkalender mehr notwendig

Terminapp online KalenderDer Terminkalender im persönlichen Bereich bietet einen guten Überblick über alle belegten und alle freie Termine. Findet eine neue Buchung satt oder ein Termin abgesagt, wird dies direkt sichtbar und der ausgewählte Mitarbeiter per Email benachrichtigt. Natürlich ist es noch immer möglich, zusätzlich Termine persönlich oder per Telefon zu vereinbaren. Diese können dann manuell in den Online-Kalender eingetragen werden. Eine mögliche Auswahl zwischen Wochen- und Tagesansicht erleichtert die Verwaltung und Überwachung der Termine und einen Überblick über Pausen und Urlaubstage. So ist es in der Tageansicht auch möglich, die Termine von bis zu fünf Mitarbeitern parallel anzeigen zu lassen.

Kombination mit privatem Terminkalender möglich

Neben der Verwaltung der geschäftlichen Buchungen ist es auch möglich einen Freizeitblock anzulegen. Die in diesem Bereich eingetragenen Termine sind für Kollegen und andere Benutzer nicht einsehbar. Die Koordination und der Überblick über persönliche Termine werden dadurch um ein Vielfaches erleichtert.

Verwaltung der Mitarbeiter und deren Tätigkeiten

Mitarbeiterverwaltung per TerminappÜber TerminApp können alle Mitarbeiter eines Unternehmens individuell angelegt werden. Die hier angegebenen Arbeitszeiten und angebotenen Leistungen werden direkt mit der Buchungsfunktion verknüpft. Im persönlichen Bereich des Unternehmens ist es möglich, mit wenigen Klicks zwischen den Kalendern der einzelnen Mitarbeiter umzuschalten. Sollten zum Beispiel auch freie Mitarbeiter beschäftigt werden, die nur bei erfolgten Buchungen ins Haus kommen, die Mitarbeiter über eigene Geräte auf den Kalender zugreifen oder einfach verhindert werden soll, dass Mitarbeiter Zugriff auf den gesamten Bereich haben, so gibt es hierfür noch die Möglichkeit, dem Mitarbeiter separate Zugangsdaten einzurichten, über die dieser nur auf seinen eigenen Kalender zugreifen kann. Über diese individuellen Zugangsdaten ist es den Mitarbeitern neben dem Abrufen des Kalenders möglich, eigene Termine einzutragen, zu verschieben oder anzusagen. Auch können Profilbilder der Mitarbeiter hochgeladen werden.

Automatische Kundenkartei

Sobald ein neuer Kunde eine Leistung eines Anbieters über TerminApp bucht, werden dessen Daten automatische in die Kundenkartei des Unternehmens aufgenommen. Hier werden neben dem Namen, der Anschrift, der Telefonnummer und der Email-Adresse auch der letzte und der nächste Termin gespeichert. Außerdem wird schon in der Übersicht neben den wichtigsten Daten angezeigt, ob der jeweilige Kunde den Newsletter abonniert hat. Auch in diesem Bereich gibt es die Möglichkeit, Kunden manuell anzulegen oder wichtige Details, die diesen Kunden betreffen, in einem Notizfeld abzuspeichern. So können sich auch Mitarbeiter, die zum ersten Mal mit diesem Kunden arbeiten, im Vorfeld informieren und den Termin vorbereitet wahrnehmen.

Buchungen über die App

Kostenlose AppÜber die kostenlose App, können Kunden rund um die Uhr, 7 Tage die Woche auf die Datenbank von TerminApp zugreifen.

Sobald sich ein Unternehmen neu anmeldet und die Firmandaten freigibt, ist dieses in den Ergebnissen der TerminApp-Suchfunktion gelistet und so in der Lage, neue Kunden zu gewinnen.

Buchung über die Webseite

Durch ein Code-Snippet ist es möglich, einen Button, der zur Buchungsfunktion führt, in eine eigene Webseite zu integrieren. Dabei lässt sich auch festlegen, wo das Formular auf der Seite angezeigt werden soll.

Unternehmen, die keine eigene Webseite besitzen, können sich ein Profil über TerminApp anlegen. Dieses dient als Mini-Webseite, auf der alle vom Unternehmen angegebenen Informationen und die freien Termine angezeigt werden. Auch ist darüber eine direkte Buchung möglich. Diese Mini-Webseite ist über eine individuelle URL erreichbar und kann mit wenigen Schritten in Social Media wie zum Beispiel Facebook integriert werden.

Kosten

Alle bisher beschriebenen Funktionen der App sind im vollkommen kostenlosen „Classic Assistant“ enthalten. Somit ist Terminapp aktuell der einzige Anbieter, der eine kostenlose Rundumlösung anbietet. Allerdings bietet TerminApp außerdem den „Smart Assistant“ für eine monatliche Gebühr von 9,90 € an. Mit diesem Upgrade stehen noch viele weitere Funktionen zur Verfügung. Unter anderem gibt es dann zum Beispiel die Möglichkeit, Kunden automatisch an gebuchte Termine erinnern zu lassen oder mehr als 10 Mitarbeiter anzulegen. Auch können Kunden Termine dann nicht nur buchen oder absagen, sondern auch verschieben.

Datenschutz

Kunden können keine anderen Daten abrufen als die zur Verfügung gestellten Informationen auf der Profilseite des Unternehmens und die freien Termine. Nur Mitarbeiter, die einen Zugang besitzen, können Kalenderdetails einsehen.

Auch verspricht TerminApp ein hohes Maß an Sicherheit und Privatsphäre bezüglich der Speicherung der Daten. Diese werden hochverschlüsselt und dauerhalt gesichert. Es soll außerdem sichergestellt werden, dass Nutzern nur die eigenen Daten zugänglich sind.

Durch eine hochverschlüsselte SSL-Verbindung soll gewährleistet werden, dass Daten weder abgefangen noch manipuliert werden können. Das Rechenzentrum ist mehrfach abgesichert und befindet sich in München, Deutschland. Firewalls schirmen die Daten von jeglichen Zugriffen ab, die nicht von einem Nutzer stammen.

Jegliche Passwörter, die in einer Datenbank oder auf einer Festplatte abgespeichert sind, können aufgrund der Verschlüsselung in physischen Zustand nicht ausgelesen werden.

Um diesen Stand der Sicherheit zu halten, verspricht TerminApp eine regelmäßige Überprüfung der Konzepte und Maßnahmen.

Fazit


TerminApp für Business AccountsEgal ob Arzt, Friseur, Personaltrainer, Handwerker oder Autowerkstatt. Jede Branche kann den Kalender auf www.terminapp.com sowohl für Terminbuchungen als auch für den Überblick über Kundendaten, Buchungen oder Mitarbeiterverfügbarkeiten verwenden. Oft werden für all diese Funktionen separate Programme verwendet oder noch analoge Aufzeichnungen geführt. TerminApp kombiniert all das in einer übersichtlich und einfach zu handhabenden Oberfläche. Das Anlegen der Dienstleistungen ist vielseitig, jedoch nicht überladen und in die Kundendatei können alle Daten eingetragen werden, die bisher auch in einer Akte im Schrank Platz gefunden haben.

Besonders besticht natürlich die intelligente Buchungsfunktion. Wird beispielsweise ein Friseur in München gesucht, so ist über die Suchfunktion der kostenlosen App schnell etwas Passendes gefunden.  Auf der Profilseite dieses Friseurs können schon viele Informationen abgerufen werden, welche die Auswahl erleichtern. Nachdem  nun die passende Dienstleistung ausgewählt wird, sei es beispielsweise Waschen-Schneiden-Föhnen, lässt sich im nächsten Schritt Tag für Tag durchschalten. Unter jedem Datum stehen die verfügbaren Mitarbeiter für die gewählte Dienstleistung. Wird ein Mitarbeiter ausgewählt, so erscheinen unter dessen Name alle freien Termine. Hier weiß das System, wie lange der gewählte Termin dauert und schlägt nur die Zeiten vor, bei denen es keine Überschneidungen gibt.

Alles in Allem ist diese App wohl eine interessante Möglichkeit für Unternehmen, die Leerlaufzeiten verringern wollen. Auch können die Mitarbeiter durch verringerte Ablenkungen bezüglich der Terminannahme und Koordination effektiver Arbeiten und Stress wird verringert. Neben der Gewinnung von Neukunden wird auch Stammkunden, die Buchung der Termine um ein Vielfaches erleichtert. Terminbuchungen sind des Weiteren nun auch nicht mehr an Öffnungszeiten gebunden.

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